Am Zug sind nun zunächst die Jugendämter/Öffentlichen Träger: In den Jugendhilfeausschüssen muss die Basis für die Vereinbarungen – möglichst eingebunden in ein stimmiges Präventionskonzept – beschlossen werden. Anschließend muss dann die Verwaltung des Jugendamtes entsprechende Vereinbarungen mit den freien Trägern aushandeln. Dabei sollten die Mustervereinbarung und die Empfehlungen die Grundlage darstellen.
Kreisangehörige Gemeinden, die kein eigenes Jugendamt haben, müssen keine Vereinbarungen mit freien Trägern schließen. Das Jugendamt sollte mit den Gemeinden jedoch Vereinbarungen wie mit den freien Trägern schließen und zudem eine Regelung dafür finden, wie das Jugendamt Kenntnis von etwaigen Förderungen von Maßnahmen der Jugendarbeit durch die Gemeinden Kenntnis erhält.
Jugendgruppen/Jugendverbände auf der kommunalen Ebene müssen von sich aus nicht aktiv werden. Die Jugendämter kommen bei Bedarf auf die freien Träger zu. Vereinbarungen müssen nur dann geschlossen werden, wenn die Jugendgruppen eine Förderung erhalten. Für Kreis- und Bezirksverbände gibt es ein paar ergänzende Hinweise.
Die Jugendringe auf der Jugendamtsebene können im Auftrag der Mitgliedsgruppen die Verhandlungen mit dem Jugendamt über die Details der Vereinbarungen führen, die auf Basis der landesweiten Empfehlung geschlossen werden sollten. Insbesondere die Regelungen zur Kostenerstattung müssen an die örtlichen Bedingungen angepasst werden; außerdem gilt es, das örtliche Präventionskonzept mitzuentwickeln.